| Name des KMU | Hotel Sportforum |
| Sitz | Rostock |
| Gründungsjahr | 2013 |
| Mitarbeitende | 80 |
| Branche | Tourismus |
Das Hotel Sportforum wurde im August 2013 neu eröffnet und wird als Integrationsbetrieb geführt. Die zentrale Lage, die Nähe zur Ostsee und den herrlichen Blick auf das Ostseestadion schätzen die Gäste sehr. Insgesamt verfügt das Hotel über 91 modern eingerichtete Nichtraucherzimmer, das Restaurant Auszeit, die Bar Nachspielzeit und 5 Tagungsräume. Ein Hotel für Business, Sport, Tagungen, Kurzurlaub und barrierefreien Urlaub an der Ostsee.
Ausgangslage
Der steigende Wettbewerbsdruck in der Hotelbranche und die sich ständig ändernden Bedürfnisse der Hotelgäste sorgen für neue Herausforderungen. Um das Zielpublikum, Geschäftsreisende, Städtereisende und Gäste mit Behinderungen, zukünftig besser zu erreichen, kann dies allein durch digitale Lösungen erfolgen. Gäste sollen schon im Vorfeld der Reise relevantes Wissen zu den Angeboten erhalten, barrierefrei anreisen und vor Ort vor allem ein unbeschwertes Urlaubserlebnis erfahren. Diese Themen unter Berücksichtigung des Integrationsbetriebes alle gleichzeitig zu bearbeiten, erfordert viel Fingerspitzengefühl, und sind ohne digitale Optimierung von Prozessen schwer händelbar. Schlankere interne Abläufe, bessere Kommunikation mit den Mitarbeitern und der Wettbewerbsdruck sollen durch digitale Lösungen erreicht werden. Das Hauptaugenmerk liegt dabei darauf, die Customer Journey und Experience über mehrere Touchpoints hinweg zu optimieren.
Wissensaustausch – Motivation – Zielstellung
In Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum Rostock wurden für das Projekt Ziele, Projekt- und Zeitpläne sowie Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Ressourcenschätzungen in der Planungsphase erarbeitet. In der Phase der Durchführung erfolgten detaillierte Analysen, Workshops, Interviews mit Nutzern und den Führungskräften aus den beteiligten Bereichen im Hotel sowie weitreichende Nutzerbeobachtungen. Ziel des Vorhabens ist die Etablierung eines digitalen Leit- und Informationssystems für Tagungen, die digitale Gästemappe und ein interaktives Informationsdisplay für die Hotellobby.
Planung der Inhalte für die digitale Gästemappe
Durch den Einsatz der digitalen Gästemappe erfahren die Mitarbeiter im Hotel Sportforum eine Erleichterung im Arbeitsalltag. Beispielsweise kann über die digitale Gästemappe die Freigabe der gereinigten Zimmer per Knopfdruck erfolgen und die Rezeption weiß immer in Echtzeit, wann ein Zimmer bezugsfertig ist. Der Mitarbeiter kann anhand der Icons den nächsten Schritt auslösen. Wird zusätzlich noch ein Defekt bei der Zimmerreinigung festgestellt, kann direkt eine Nachricht mit Foto an den Facility Manager gesendet werden. In den letzten Monaten konnten wir Inhalte für die digitale Gästemappe festlegen.
Digitales Leit-und Informationssystem für die Tagungsräume
Die Mitarbeiter im Bereich Veranstaltungsmanagement möchten ihre Zeit effektiver nutzen. Bisher wurden Veranstaltungshinweise auf Papier ausgedruckt und an der Rezeption ausgehängt. Durch ein digitales Leit- und Informationssystem für die Tagungsräume kann eine effektive Besucherführung ermöglicht werden. Konferenzteilnehmer können jederzeit die Programmübersicht und tagesaktuelle Informationen einsehen. Für die Mitarbeiter ist ein einfaches und effizientes System wichtig. Die Ankunft eines Gastes wurde mit den Mitarbeitern in der Lobby des Hotels simuliert und daraus ein Ankunftsleitfaden erstellt.
Umsetzung erfolgt
Die Umsetzung der identifizierten digitalen Anwendungen erfolgt mit Betterspace. Nach der Einführung können alle Gästemappen gleichzeitig aktualisiert werden und hoteleigene Abteilungen eng vernetzt arbeiten sowie in Echtzeit kommunizieren. In mehreren Landessprachen stehen barrierefreie Anwendungen bereit, um den Anforderungen der Gäste sowie auch des Hauses gerecht zu werden.