| Name des KMU | Allgemeinarztpraxis Leonhardt |
| Sitz | Röbel |
| Gründungsjahr | 2024 |
| Mitarbeitende | 4 |
| Branche | Gesundheitswirtschaft |
Die Allegemeinarztpraxis Jenny Leonhardt wurde 2024 in Röbel gegründet. Derzeit finden die letzten Umbauarbeiten der ehemaligen Augenarztpraxis statt, bevor im September die Neueröffnung erfolgen soll. Das Praxisteam besteht zunächst aus einer Ärztin und drei medizinischen Fachangestellten. Die Praxis liegt in der Altstadt von Röbel (Müritz) und wurde aufwendig renoviert sowie mit der neuesten Technik ausgestattet.
Herausforderungen des Unternehmens
Die Herausforderung für das Unternehmen bei der Neugründung und Ausstattung der Allgemeinarztpraxis in Röbel bestand darin, eine komplexe technische Infrastruktur in einem engen Zeitrahmen und unter spezifischen räumlichen Bedingungen aufzubauen. Dies umfasste die Installation und Konfiguration eines umfangreichen IT-Systems, einschließlich eines Serverschranks mit redundanten Sicherungssystemen, Netzwerktechnik und medizinischen Geräten.
Besondere Schwierigkeiten ergaben sich aus Verzögerungen seitens externer Dienstleister wie Elektrikern und Telekommunikationsanbietern, was eine flexible Anpassung des Zeitplans und eine koordinierte Zusammenarbeit mit dem Praxispersonal erforderte. Zudem musste das Unternehmen sicherstellen, dass alle Systeme nahtlos miteinander interagieren und eine intuitive Benutzeroberfläche für das Praxispersonal bieten, um den täglichen Betrieb effizient und sicher zu gestalten. Zusätzlich war die Schulung des Praxispersonals ein wichtiger Teilaspekt, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neuen Systeme und Technologien effektiv nutzen können. Diese multifunktionale Herausforderung erforderte eine sorgfältige Planung, technische Expertise und die Fähigkeit, flexibel auf unerwartete Probleme zu reagieren.
Lösung für das Unternehmen
Die Richtersystem GmbH, unterstützt vom Mittelstand-Digital Zentrum Rostock, richtete die neue Allgemeinarztpraxis technisch vollständig ein. Dazu gehörten ein maßgeschneiderter Serverschrank mit USV, NAS und LANcom-Firewall usw., sowie die Installation von PCs, Monitoren, Druckern und medizinischer Technik wie EKG und Labortechnik. Besonderes Augenmerk lag auf einem durchdachtem Kabelmanagement und farbkodierter Verkabelung. Die Praxissoftware Medatixx wurde implementiert und individualisiert, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Trotz Verzögerungen durch externe Dienstleister gelang eine pünktliche Inbetriebnahme. Die erfolgreiche Einrichtung legt den Grundstein für einen modernen und effizienten Praxisbetrieb.
Umsetzung im Unternehmen
Aufbau und Einrichtung eines maßgeschneiderten Serverschranks, der mit unterbrechungsfreier Stromversorgung (USV), Netzwerkspeichern (NAS), und Sicherheitslösungen wie einer LANcom-Firewall ausgestattet wurde. Die Installation und Konfiguration von PCs, Monitoren, Druckern sowie medizinischer Technik, einschließlich EKG und Labortechnik, wurden ebenfalls durchgeführt. Ein besonderes Augenmerk lag auf einem durchdachten Kabelmanagement und der farbkodierten Verkabelung, um eine einfache Wartung und Fehlerbehebung zu gewährleisten. Die Praxissoftware Medatixx wurde implementiert und individualisiert, einschließlich der Einrichtung spezifischer Archivsysteme und Dokumentationsfilter. Es wurden Schnittstellen für Laboraufträge und Rückschriften eingerichtet, um die Daten nahtlos in die Patientenakten zu integrieren. Die Software bot zudem Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe, wie etwa durch die Verwendung von Textbausteinen für Diagnosen und den internen Chat zur schnellen Kommunikation. Begleitet durch das Mittelstand-Digital Zentrum Rostock, wurde eine umfassende Schulung des Praxispersonals durchgeführt. Die Schulung umfasste die Einführung in die Bedienung der neuen Systeme, die Nutzung der Software Medatixx, sowie praktische Übungen mit Musterpatienten und Medizintechnik. Trotz der anfänglichen Verzögerungen durch externe Dienstleister konnte durch die enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit allen Beteiligten eine zeitgerechte und effiziente Inbetriebnahme gewährleistet werden. Die Fähigkeit, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren, trug wesentlich zum Erfolg des Projekts bei. Insgesamt ermöglichte die kompetente Ausführung der Richtersystem GmbH, unterstützt durch das Mittel-stand-Digital Zentrum Rostock, eine erfolgreiche Einrichtung der Praxis und legte damit den Grundstein für einen modernen und effizienten Praxisbetrieb.
Einrichtung und Aufbau des Serverschrankes
Am Freitag, den 26.07.2024, begann die Einrichtung und der Aufbau des Server-schranks in einem kleinen Serverraum ohne Fenster und Belüftung. Der Elektriker war noch nicht fertig und auch die Telekommunikationseinrichtung fehlte. Im Raum wurden verschiedene Kabel verlegt: gelbe Kabel für das Netzwerk, graue für die Telekommunikation und schwarze für die Stromversorgung. Als erstes wurde die USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) installiert, da das Patchfeld noch nicht vorhanden war. Diese USV, ausgestattet mit zwei Akkus, kann Geräte mit bis zu 1000 Watt versorgen und gewährleistet im Falle eines Stromausfalls eine Notstromversorgung für etwa 5 Minuten, sodass ein ordnungsgemäßes Herunterfahren möglich ist, um Datenverlust zu vermeiden. Danach wurde der Netzwerkspeicher (NAS) mit zwei Festplatten eingebaut, der ebenfalls auf die USV gelegt wurde. Das NAS wurde mit einem orangefarbenen Kabel angeschlossen, um bei Problemen eine klare Kommunikation mit dem Praxispersonal zu ermöglichen. Im weiteren Verlauf wurde der Server in den Schrank integriert. Nachdem das Patchfeld eingetroffen war, wurde es eingebaut, um eine Verbindung zwischen dem Serverschrank und den Netzwerkkabeldosen herzustellen. Alle Kabel wurden abisoliert und mit Patchern versehen. Die Telekommunikationsdose wurde angeschlossen, und es stellte sich heraus, dass eine 100k-Leitung verfügbar war, was für den Praxisbetrieb völlig ausreicht. Der LANCOM Switch wurde installiert, um sicherzustellen, dass alle Zimmer mit Netzwerkanschlüssen versorgt werden. Im nächsten Schritt wurde eine KVM-Konsole eingerichtet, bestehend aus einem Laptop im Schrank, um eine Überwachung und Steuerung des Servers zu ermöglichen. Danach wurden der Router, die LANCOM-Firewall und die Telefonanlage installiert, um eine sichere Netzwerkinfrastruktur und Kommunikationsmöglichkeiten zu gewährleisten. Es folgte eine Überprüfung des Servers, bei der festgestellt wurde, dass der physische Server zwar online war, jedoch noch nicht vollständig verbunden schien. Eine genauere Prüfung der Verbindung zwischen Firewall und Router wurde durchgeführt, wobei alles korrekt eingestellt war. Beim Start des physischen Servers wurde auch der darauf installierte virtuelle Server gestartet. Durch Zugriff auf den physischen Server konnte der virtuelle Computer erfolgreich gestartet werden. Danach wurden die Datenkabel durchgemessen, um sicherzustellen, dass die Verbindung vom Serverschrank zu den Datensteckdosen im Behandlungsraum einwandfrei funktionierte. Alle Vorbereitungen für Montag wurden getroffen, einschließlich der vorab eingerichteten Drucker und PCs, die im Firmensitz getestet wurden.
Einrichtung der Arbeitsplätze und Techniktools
Am Montag, den 29.07.2024, wurden die Arbeitsplätze mit PCs und Monitoren eingerichtet. Das Kabelmanagement wurde optimiert, und weitere Techniktools wie Kartenlesegeräte, EKG und Labortechnik (Barcodescanner) wurden installiert. Bei der Anmeldung sowie den Behandlungsräumen wurde ein Switch unter dem Tisch montiert, um lange Kabelwege zu vermeiden. Das Kartenlesegerät wurde aufgebaut, die SIM-Karte und der Praxisausweis installiert, hier sollte stets darauf geachtet werden, dass die SIM-Karte rechtzeitig verlängert wird, um die Funktionalität des Geräts zu gewährleisten. Der Drucker wurde mit einem eigens angefertigten Faxkabel verbunden, und das Patchfeld sowie der Konnektor wurden in den Serverschrank eingebaut, um die Netzwerkinfrastruktur fertigzustellen. Der Schrank für Medizintechnik wurde eingerichtet und der WLAN Access Point wurden unter der Decke in Behandlungszimmer 2 angebracht. Dieser ist nötig, damit ebenfalls der Praxislaptop im Labor eine Netzwerkverbindet aufweisen kann. Abschließend wurden alle Systeme geprüft und die LAN- und WLAN-Einstellungen angepasst. Das Patientendiagnosesystem PADSY, einschließlich des EKG, war bereits von der Firma eingerichtet worden, sodass die Installation reibungslos verlief. Dies stellte sicher, dass die gesamte IT-Infrastruktur der Praxis bereit war, einen störungsfreien Betrieb zu gewährleisten.
Softwareinbetriebnahme
Am folgenden Tag wurde die Einrichtung der Arbeitsplätze mit PCs und Monitoren fortgesetzt, wobei auch das Kabelmanagement optimiert und verschiedene Techniktools wie Kartenlesegeräte, EKG und Labortechnik (z.B. Barcodescanner) installiert wurden. Ein wesentlicher Schritt an diesem Tag war das Einsetzen der SMC-B Karten in die Kartenlesegeräte, um diese freizuschalten. Da der Konnektor im Netzwerk noch nicht gefunden werden konnte, wurde er zurückgesetzt, um die Erkennung zu ermöglichen. Bei der Softwareeinrichtung lag der Fokus auf der strukturierten Organisation der Archive und der Implementierung notwendiger Schnittstellen. Es wurden verschiedene Hauptarchive erstellt, darunter eines für Krankenhausberichte, Befunde und Radiologie sowie ein weiteres für Ämter, Behörden und Versicherungen. Ein spezielles Archiv für Patientendokumente wurde ebenfalls eingerichtet. Innerhalb des Radiologie-Archivs wurden spezifische Unterkategorien wie Röntgen, MRT, CT, Strahlentherapie und Szintigraphie definiert, um eine klare Kategorisierung der Dokumente zu gewährleisten. Verschiedene Schnittstellen wurden eingerichtet, um eine nahtlose Kommunikation zwischen den Laboraufträgen und den Rückmeldungen in die digitalen Patientenakten sicherzustellen. Die Hauptansicht der Software wurde angepasst, um die Bedienung zu erleichtern, und es wurde ein Dokumentationsfilter eingerichtet, der es ermöglicht, bestimmte Dokumente, wie Rezepte, gezielt zu durchsuchen. Zudem wurden unterschiedliche Terminarten festgelegt, um die Verwaltung der Termine zu optimieren. Es wurden auch Automatisierungen und Ablaufsteuerungen implementiert, wie beispielsweise für den Barthel-Index, um Standardprozesse zu unterstützen. Textbausteine mit Auswahllisten wurden angelegt, um genaue Diagnosen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden. Für die Erfassung von Rezeptgebühren sowie die Unterscheidung zwischen Kassen- und Privatpatienten wurde die Software so konfiguriert, dass diese Daten automatisch aus den Patientenstammdaten übernommen werden. Die Medikamentendatenbank von Richter wurde integriert, sodass alle Medikamente stets aktuell und direkt abrufbar sind. Bei der Diagnosenverwaltung wurden Vorschläge für Diagnosen eingerichtet, um den medizinischen Prozess zu unterstützen. Zusätzlich wurde ein interner Chat eingeführt, um die Kommunikation innerhalb des Teams zu erleichtern. Die Erfassung von Vitaldaten und deren grafische Darstellung wurde ermöglicht, und es besteht die Option, Patientenbilder zu erfassen und zu speichern. Die gesamte Software wurde so gestaltet, dass sie intuitiv und einfach zu bedienen ist. Abschließend wurde eine KIM-Adresse (Kommunikationsadresse im Gesundheitswesen) angelegt, um den Zugriff auf die Telematikinfrastruktur (TI) zu ermöglichen. Dieser detaillierte Einrichtungsprozess stellte sicher, dass alle relevanten Funktionen und Schnittstellen korrekt implementiert wurden, um einen reibungslosen und sicheren Betrieb in der Praxis zu gewährleisten.
Schulungstag für das Praxisseminar
Der letzte Tag war der Schulung des Praxispersonals gewidmet. Zu Beginn wurden die Mitarbeiter begrüßt und in die Funktionen der Serverschrankkomponenten eingeführt. Anschließend wurden die Mitarbeiter in das System eingeführt. Es wurde betont, dass beim Hochfahren der Geräte eine Wartezeit von 2-3 Minuten erforderlich ist, damit alle Systeme ordnungsgemäß hochfahren können. Frank erläuterte, dass das System automatisch am Ende und in der Mitte eines jeden Quartals Up-dates durchführt. Es folgte eine kurze Erklärung, wie man das System startet, wo die Hilfefunktion zu finden ist und wie allgemeine Einstellungen vorgenommen werden können. Dazu gehörte auch, wie man eine To-Do-Liste einblendet. Die Funktion zum Einlesen einer Karte wurde demonstriert, wobei erläutert wurde, dass dieser Vorgang den Ab-gleich der Daten sicherstellt, damit alle Informationen korrekt sind. Zudem wurde gezeigt, wie E-Mail-Adressen der Patienten hinzugefügt werden können, um den Papierverbrauch zu reduzieren und Informationen effizienter zu verwalten. Auch das direkte Hinterlegen von Kollegen, wie beispielsweise einem Urologen, wurde besprochen. Bei der Anlage eines neuen Patienten öffnet sich automatisch das Fenster „Schein“, in dem die ambulante Behandlung dokumentiert wird. Es wurde erklärt, dass in der Patientenkachel oben die Notfalldaten (NFD) hinterlegt werden können. Die Patientenübersicht wurde anhand eines fiktiven Patienten namens Kalle Muster detailliert erläutert. Das Praxispersonal hatte die Gelegenheit, unter Anleitung verschiedene Funktionen selbst zu testen, um sich mit dem System vertraut zu machen. Ein Musterpatient, der in die Praxis wechselt und diverse Krankheiten hat, wurde angelegt. Dabei wurden Überweisungen, Rezepte und Informationen für die Ärztin erstellt. Abschließend wurde die Medizintechnik an einem Praxisbeispiel getestet, indem ein EKG durchgeführt wurde. Diese praktische Übung diente dazu, das theoretische Wissen in die Praxis umzusetzen und die Handhabung der Geräte zu üben. Der Schulungstag war darauf ausgerichtet, das Praxisteam umfassend mit der neuen Software und den technischen Abläufen vertraut zu machen, um einen reibungslosen Ablauf im Praxisalltag zu gewährleisten.